Hoy en día la forma más común de comunicarse a todo nivel, especialmente en el mundo profesional o de negocios, es a través de un correo electrónico o email. Dependiendo de la confianza o el tipo de relación que se tenga con el destinatario, el email puede ser formal o informal. A continuación encontrarás una guía con tips para escribir un email formal en ingles.

1. Asunto (Subject):

Es sobre lo que se trata el email, el tema o asunto, debe ser claro, corto y conciso.

Ejemplos:
Information request: Solicitud de información
Application for Marketing Assistant position – Pedro Pérez Resumé: Solicitud para la posición de Asistente de Marketing. Pedro Pérez CV
Agenda for meeting Nov 10 at 10 am: Agenda para la reunión del 10 de noviembre a las 10 am
Nov 10 meeting follow-up and next steps: Seguimiento y próximos pasos de la reunión del 10 de noviembre

2. Estructura del email
2.1. Saludo (Greeting)

Inicia tu email con un saludo. Como nos estamos refiriendo a un email formal este saludo comenzará con: Dear (Estimado o Estimada, también se utiliza en plural).

Dear Mr. Smith o Mr. John Smith (caso de un hombre)
Dear Mrs. Smith o Mrs. Jane Smith (caso de una mujer casada)
Dear Miss Smith o Miss Jane Smith (caso de una mujer soltera)
Dear Ms. Smith o Ms. Jane Smith (caso de una mujer de la que se desconoce su estado civil, esta es la forma más apropiada para dirigirse a ella).

Cuando se desconoce el destinatario y/o nombre de las personas se utiliza el siguiente tratamiento:

Dear Sirs (Estimados señores). Para dirigirse a un grupo de personas desconocidas o a un departamento.
Dear Sir or Madam (Estimado Señor o Estimada Señora).
To whom it may concern (A quien pueda interesar)

2.2. Cuerpo del email (Email body)

En el cuerpo del email indicas el por qué estás escribiendo, explicas el motivo de tu comunicación. Te sugerimos frases claras y precisas. No extenderte en frases muy largas.
En este caso podrías comenzar de la siguiente manera:

I am writing in reference to…
Le escribo en referencia a…

Por ejemplo, en el caso de estar haciendo una solicitud de información, puedes iniciarlo con una frase como:

I would appreciate it if you could send me detailed information about…
Agradecería si pudiera enviarme información detallada acerca de…
Would you please send me more information about…?
¿Podría enviarme más información acerca de…?
I am interested in… and I would like to know…
Estoy interesado (a) en… y me gustaría saber…

Si estás escribiendo en nombre de otra persona:

I am writing on behalf Mr. Pedro Pérez regarding…
Le escribo en nombre del Sr. Pedro Pérez respecto a…

Si estás enviando unos documentos anexos:

Attached please find the documents regarding…
Please find enclosed the documents regarding…
Adjunto encontrará los documentos respecto a…

2.3. Cierre y despedida. (Closing)

Para terminar puedes incluir una oración agradeciendo la atención prestada a tu email y/o poniéndote a la orden si necesita contactarte para solicitar información adicional o coordinar una reunión.

Ejemplos:
Thank you for your assistance in this matter
Gracias por su ayuda en este asunto
If you need further assistance do not hesitate to contact me.
Si necesita ayuda adicional no dude en ponerse en contacto conmigo.

Para finalizar incluye una de las siguientes frases de despedida y tu firma (nombre y apellido, título o posición, nombre de la compañía, etc.)

Yours sincerely,
Best, warm or kind regards,
Todas equivalen a atentamente o le saluda atentamente.

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